OETH et stagiaires : deux effectifs distincts entrent en jeu dans la déclaration, l’effectif des bénéficiaires, celui qui compte les personnes reconnues bénéficiaires de l’obligation d’emploi, et l’effectif d’assujettissement, celui qui sert de base au calcul du nombre de bénéficiaires dus par l’entreprise. Un stagiaire bénéficiaire de l’obligation d’emploi, accueilli sous convention de stage, entre dans le premier compteur ; le second, qui fixe le nombre de bénéficiaires dus, obéit à ses propres règles. Cet article détaille qui est concerné, comment déclarer ce stage en DSN, et ce qu’une journée de stage change, ou non, au calcul de la contribution.

Effectif des bénéficiaires, effectif d’assujettissement : deux bases de calcul

Le principe de l’obligation d’emploi est connu : Tout employeur emploie des bénéficiaires de l’obligation d’emploi mentionnés à l’article L. 5212-13 dans la proportion minimale de 6 % de l’effectif total de ses salariés. Concrètement, le nombre de personnes à employer se calcule à partir d’une base propre : Le nombre de bénéficiaires de l’obligation d’emploi devant être employés résulte du produit de l’effectif d’assujettissement par le taux d’obligation d’emploi défini à l’article L. 5212-2 , arrondi à l’entier inférieur. L’effectif des bénéficiaires, lui, est défini par un autre texte, présenté ci-dessous. Notre article sur le décompte des unités bénéficiaires de l’obligation d’emploi détaille la mécanique complète de ce second calcul.

L’effectif des bénéficiaires, justement, est défini largement : L’effectif des bénéficiaires de l’obligation d’emploi mentionné à l’article L. 5212-13 prend en compte l’ensemble des travailleurs mentionnés à l’article L. 5212-13, quelles que soient la durée et la nature de leur contrat, y compris les stagiaires, les personnes en période de mise en situation en milieu professionnel et les personnes mises à disposition par les entreprises de travail temporaire ou les groupements d’employeurs. Côté acquittement de l’obligation, le code du travail dispose : L’employeur s’acquitte de son obligation d’emploi en employant les bénéficiaires mentionnés à l’article L. 5212-13 , quelles que soient la durée et la nature de leur contrat, et précise, pour le stage lui-même, que l’employeur peut le faire En accueillant en stage les bénéficiaires mentionnés à l’article L. 5212-13 , quelle qu’en soit la durée.

Ce même texte encadre aussi les PMSMP, qui relèvent d’un régime distinct du stage : l’employeur peut s’acquitter de son obligation En accueillant les bénéficiaires mentionnés au même article L. 5212-13 pour des périodes de mise en situation en milieu professionnel dans les conditions fixées au chapitre V du titre III du livre Ier de la présente partie, sachant que Les modalités de prise en compte des bénéficiaires mentionnés au présent article sont fixées par décret. Pour mobiliser spécifiquement les PMSMP dans une stratégie OETH, voir notre article sur la valorisation BOETH des mises en situation en milieu professionnel.

Au-delà des stagiaires, cette même base de calcul de l’effectif des bénéficiaires porte deux règles générales à connaître : Le nombre des bénéficiaires de l’obligation d’emploi âgés d’au moins 50 ans pris en compte dans le calcul de l’effectif total des bénéficiaires de l’obligation d’emploi est égal au produit du nombre de bénéficiaires de l’obligation d’emploi âgés d’au moins 50 ans par 1,5, et Un bénéficiaire de l’obligation d’emploi ne peut pas être pris en compte plusieurs fois dans le calcul au motif qu’il entre dans plusieurs catégories de bénéficiaires mentionnées à l’article L. 5212-13. Ces deux règles s’appliquent à l’ensemble des bénéficiaires recensés, pas seulement aux stagiaires.

Quels stagiaires ouvrent droit à l’obligation d’emploi

Un stage n’ouvre droit à valorisation OETH que si le stagiaire est lui-même reconnu bénéficiaire de l’obligation d’emploi. La liste des bénéficiaires part d’un socle large : Bénéficient de l’obligation d’emploi instituée par l’article L. 5212-2 : 1° Les travailleurs reconnus handicapés par la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées mentionnée à l’article L. 146-9 du code de l’action sociale et des familles. Cette même liste inclut, plus loin, 11° Les titulaires de l’allocation aux adultes handicapés.

Le code du travail prévoit aussi une catégorie ouverte à de jeunes stagiaires : peut être pris en compte le stagiaire ainsi que les jeunes de plus de seize ans bénéficiaires de droits à la prestation de compensation du handicap, de l’allocation compensatrice pour tierce personne ou de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé qui disposent d’une convention de stage. L’Agefiph précise l’esprit de cette catégorie : Les bénéficiaires concernés sont les stagiaires qui ne peuvent pas relever des autres catégories de BOETH en raison de leur âge notamment. Notre article sur l’AEEH et les stages ou PMSMP d’adolescents détaille l’impact de ce type de parcours sur le versement de l’allocation elle-même, côté famille.

Le stage se distingue de deux autres unités qui suivent des logiques de décompte propres. Les apprentis, d’abord, relèvent d’un tout autre régime pour le calcul des effectifs de l’entreprise : Ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs de l’entreprise : 1° Les apprentis — un cas traité dans notre article sur l’OETH et l’apprentissage, comptabiliser l’alternant handicapé. La PMSMP, déjà évoquée plus haut, suit elle aussi ses propres règles. Le présent article ne couvre pas ces deux régimes en tant que tels.

Ce que cela change pour les RH, les référents handicap et les ESMS employeurs

Pour un service RH ou paie, l’enjeu est avant tout déclaratif : un stagiaire bénéficiaire, comme tout autre bénéficiaire, doit être repéré et signalé au bon endroit de la DSN — la section suivante détaille la marche à suivre. Pour un référent handicap ou un responsable diversité, l’enjeu est plus stratégique : le stage est un levier d’accueil parmi d’autres, comme l’intérim, décrit dans notre article DOETH et intérim : décompter les BOETH externes sans erreur, ou le temps partiel, traité dans OETH et temps partiel : décompter l’unité bénéficiaire au prorata. Chacune de ces unités a ses propres règles de valorisation ; le stage a les siennes.

Les associations et les ESMS de droit privé sont des employeurs : lorsqu’ils sont assujettis à l’obligation d’emploi, les règles décrites plus haut les concernent. Ces structures restent par ailleurs concernées par les échéances de la déclaration elle-même, rappelées dans notre article sur la fin de l’écrêtement et le calcul de la contribution pour les ESMS.

Déclarer le stage en DSN, étape par étape

La déclaration n’est jamais optionnelle. Depuis janvier 2020, tout employeur, quel que soit ses effectifs, doit renseigner le statut BOETH dans la DSN mensuelle pour tous ses salariés, stagiaires et PMSMP. La règle vaut même pour l’accueil le plus bref : Lorsqu’une entreprise accueille une personne en stage, même une seule journée, elle doit procéder à la déclaration du stage en DSN.

• Identifier si le stagiaire relève d’une des catégories de bénéficiaires décrites plus haut, et le cas échéant renseigner son statut BOETH dans la DSN mensuelle.
• Pour un stagiaire non rémunéré, appliquer la rubrique dédiée : Pour les stagiaires non rémunérés ainsi que les personnes bénéficiant d’une période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP), renseigner Nature du contrat – S21.G00.40.007 avec la valeur « 29 – Convention de stage (hors formation professionnelle) » et une rémunération à zéro.
• Ne pas se limiter à un seul type de stage : Tous types de stages peuvent être valorisés dans le cadre de l’obligation d’emploi des entreprises. Les règles applicables au stage sont celles de droit commun.
• Ne pas confondre cette déclaration avec celle d’un CDD court ou d’une mission d’intérim, dont les modalités diffèrent — voir OETH et CDD courts : ce qui compte vraiment dans la déclaration.

Les limites : ce qu’une journée de stage ne change pas

Le seul cas chiffré documenté est celui d’un stage d’une journée, et il fixe une limite claire. L’EMA BOETH pour 1 seul jour de stage pour 1 seule personne = 0,00 mais sera mémorisée en DSN avec 6 décimales après la virgule. L’Agefiph en précise la portée : Cette valorisation d’une journée ne pourra pas réduire le nombre de bénéficiaire manquant et le montant de la contribution annuelle.

Le stage lui-même reste encadré par le code de l’éducation, indépendamment de son effet OETH. Il se définit par différence avec d’autres dispositifs : « Les périodes de formation en milieu professionnel et les stages ne relevant ni du 2° de l’article L. 4153-1 du code du travail , ni de la formation professionnelle tout au long de la vie, définie à la sixième partie du même code, font l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement, dont les mentions obligatoires sont déterminées par décret ». La durée déclarée doit correspondre à une réalité de terrain : La durée du ou des stages et de la ou des périodes de formation en milieu professionnel prévue aux articles L. 124-5 et L. 124-6 est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, sous réserve de l’application de l’article L. 124-13.

Au-delà d’une certaine durée, le stage bascule dans un régime de gratification obligatoire : Lorsque la durée du stage ou de la période de formation en milieu professionnel au sein d’un même organisme d’accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages ou la ou les périodes de formation en milieu professionnel font l’objet d’une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret, à un niveau minimal de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale défini en application de l’article L. 241-3 du code de la sécurité sociale. Cette gratification a un statut particulier : Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire au sens de l’article L. 3221-3 du code du travail.

Enfin, l’organisme d’accueil ne peut pas multiplier les conventions de stage sans limite sur une même période : Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile dans l’organisme d’accueil ne peut pas être supérieur à un nombre fixé par décret en Conseil d’Etat.

Mini-FAQ : stagiaires et obligation d’emploi

Sources officielles

• AGEFIPH — Contrats spécifiques
• AGEFIPH — L’effectif BOETH
• Légifrance — article L. 5212-2 du Code du travail
• Légifrance — article L. 5212-6 du Code du travail
• Légifrance — article L. 5212-7 du Code du travail
• Légifrance — article D. 5212-3 du Code du travail
• Légifrance — article D. 5212-2 du Code du travail
• Légifrance — article L. 5212-13 du Code du travail
• Légifrance — article L. 124-1 du Code de l’éducation
• Légifrance — article L. 124-6 du Code de l’éducation
• Légifrance — article L. 124-8 du Code de l’éducation
• Légifrance — article L. 124-18 du Code de l’éducation
• Légifrance — article L. 1111-3 du Code du travail