Accès au dossier MDPH : demander la communication de ses pièces

L’accès au dossier MDPH s’exerce par une demande de communication que la personne adresse à la maison départementale. Pour les professionnels d’ESMS qui l’accompagnent, deux questions se posent : quel droit invoquer, et que faire si la réponse tarde ou si elle est négative. Deux régimes sont à distinguer : la communication des documents administratifs, et le droit d’accès aux données personnelles que la CNIL décrit de manière générale pour tout organisme. Cet article les sépare, puis décrit la démarche étape par étape.

Le droit de communication : le cadre qui s’applique au dossier MDPH

Le code de l’action sociale et des familles dispose : La maison départementale des personnes handicapées est un groupement d’intérêt public constitué pour une durée indéterminée, dont le département assure la tutelle administrative et financière.

La règle de principe de la communication figure dans le code des relations entre le public et l’administration. Il énonce : Sous réserve des dispositions des articles L. 311-5 et L. 311-6 , les administrations mentionnées à l’article L. 300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre.

Le même code définit les documents administratifs : Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Reste à situer la MDPH. Elle est un groupement d’intérêt public, et la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 dispose : « Le groupement d’intérêt public est une personne morale de droit public dotée de l’autonomie administrative et financière. » Les documents que la MDPH produit ou reçoit dans le cadre de sa mission de service public entrent donc dans la définition des documents administratifs citée ci-dessus.

Formuler la demande

La fiche Accès aux documents administratifs de Service-Public indique : « Vous n’avez pas à motiver (c’est-à-dire justifier) votre demande ».

Le code prévoit le choix du mode d’accès : L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas. Service-Public le résume ainsi : La consultation sur place est gratuite. Cet article ne détaille pas les autres modes de communication ; pour les copies, vérifiez le mode et le coût auprès de la MDPH avant d’envoyer la demande.

Le délai de réponse et le silence

Service-Public décrit le cas général : « L’administration doit vous communiquer le document dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande ». De son côté, le code des relations entre le public et l’administration prévoit : Le délai au terme duquel intervient la décision mentionnée à l’article R. * 311-12 est d’un mois à compter de la réception de la demande par l’administration compétente.

Le silence a une portée précise. Service-Public écrit : « En l’absence de réponse dans le délai d’un mois suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée ». Ce refus implicite ouvre la voie décrite plus bas. Ces règles sont celles du cas général : cet article n’établit pas de délai propre à la MDPH. Pour les retards sur les demandes de droits elles-mêmes, un autre article traite des délais MDPH dépassés et du recours devant la CDAPH.

Ce que le code encadre : documents inachevés, avis et informations médicales

Le code pose d’abord une limite de principe : Le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés. Le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration.

Le même article comporte une exception pour certains avis. Il poursuit : Cependant, les avis, prévus par les textes législatifs ou réglementaires, au vu desquels est prise une décision rendue sur une demande tendant à bénéficier d’une décision individuelle créatrice de droits, sont communicables à l’auteur de cette demande dès leur envoi à l’autorité compétente pour statuer sur la demande. Ce passage est cité comme règle générale du code. Cet article n’affirme pas qu’un document précis de la MDPH, plan de compensation ou évaluation par exemple, en relève.

Vie privée, jugements de valeur et informations médicales

Le code prévoit des documents qui ne sont communicables qu’à la personne concernée : Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs : 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret des affaires, et 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable.

Pour les informations médicales, le texte précise : Les informations à caractère médical sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique. La personne choisit donc la voie : directe ou par un médecin qu’elle désigne. Pour ces informations, le texte renvoie au code de la santé publique ; cet article n’en détaille pas les modalités. Les textes cités ici ne disent pas quelles pièces précises d’un dossier MDPH entrent dans ces catégories. La réponse de la MDPH doit être lue pièce par pièce, sans présumer qu’un document est communicable ou ne l’est pas.

Le plan de compensation transmis à la personne

Une étape de la procédure prévoit déjà une transmission. Pour le plan de compensation, le code de l’action sociale et des familles dispose : Le plan de compensation est transmis à la personne handicapée ou, le cas échéant, à son représentant légal s’il s’agit d’un mineur ou, s’il s’agit d’un majeur faisant l’objet d’une mesure de protection juridique avec représentation relative à la personne qui n’est pas apte à exprimer sa volonté, à la personne chargée de cette mesure, qui dispose d’un délai de quinze jours pour faire connaître ses observations.

Côté décision, le même code énonce : Les décisions de la commission sont motivées. Elles sont prises au nom de la maison départementale des personnes handicapées.

Deux régimes à ne pas confondre

Le droit d’accès aux données personnelles relève d’une logique distincte de la communication des documents administratifs. La CNIL le décrit de manière générale, sans viser la MDPH. La page de la CNIL sur le droit d’accès en fixe les règles. Le tableau attribue chaque règle au régime qui la pose.

Point	Communication de documents administratifs	Droit d’accès aux données personnelles (CNIL)
Délai	Code : d’un mois à compter de la réception de la demande par l’administration compétente	« L’organisme doit vous répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois, qui peut être porté à trois mois compte tenu de la complexité de la demande ou du nombre de demandes que l’organisme a reçu »
Silence	Service-Public : « En l’absence de réponse dans le délai d’un mois suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée »	Non traité par cet article
Gratuité	Service-Public : La consultation sur place est gratuite	« Le responsable du fichier doit vous fournir gratuitement la copie des données vous concernant »
Avant de saisir un organisme	Cada : La saisine pour avis de la commission est un préalable obligatoire à l’exercice d’un recours contentieux.	« Dans tous les cas, avant de saisir la CNIL, vous devez exercer votre droit auprès de la société, de l’association, ou encore de l’administration qui détient vos données »

Un délai, une gratuité ou une voie de recours du tableau n’appartient qu’à son régime. Dans le courrier, nommez celui que vous invoquez. Ne reportez pas de l’un à l’autre le délai ou la gratuité.

Ce que chaque profil peut faire, et ce qu’il ne peut pas

Cet article n’établit aucun droit d’accès propre au professionnel d’ESMS. La demande de communication décrite ici est celle de la personne. Les rôles proposés ci-dessous relèvent de l’organisation interne : aucune source ne les fixe.

Il aide la personne à choisir le régime, à désigner les pièces et à rédiger le courrier. Il lui fait garder la preuve de la date d’envoi et de réception, puisque le délai d’un mois prévu par le code pour la communication des documents administratifs court à compter de la réception de la demande. Si le dossier de demande lui-même pose problème, la check-list du dossier MDPH incomplet traite un autre sujet, mais le même réflexe de traçabilité.

Chef de service

Il organise le suivi : date de la demande, date de réception déclarée, échéance du délai, réponse obtenue. Un tableau de suivi MDPH peut accueillir ces colonnes. Si la personne change de département, la question se pose aussi pour le transfert de dossier MDPH ; c’est une autre procédure, à ne pas mêler à la demande de communication.

Directeur

Il fixe qui, dans l’établissement, accompagne ces demandes, et veille à ce que le professionnel désigné connaisse la distinction entre les deux régimes. Il s’assure aussi que l’établissement ne se présente pas comme demandeur à la place de la personne.

Les professionnels dans la procédure d’évaluation

Les professionnels interviennent d’une autre manière dans l’instruction. Mon Parcours Handicap écrit : L’équipe pluridisciplinaire peut aussi être amenée à solliciter des informations auprès de toutes les parties prenantes : la personne elle-même ; son entourage familial ou amical ; les professionnels participant à sa prise en charge (y compris autre que médical). Le sujet de l’équipe pluridisciplinaire et de la visite à domicile y est approfondi. À l’évaluation, la même source indique : Lors de l’évaluation, la personne, ses parents ou son représentant légal peuvent être assistés par une personne de leur choix. Les sources retenues la prévoient pour l’évaluation ; elles ne disent rien de la demande de communication.

Les membres de l’équipe pluridisciplinaire et de la commission respectivement mentionnées aux articles L. 146-8 et L. 146-9 sont tenus au secret professionnel dans les conditions prévues aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal.

Sur l’audition devant la CDAPH, voir le cadre de l’audition du demandeur devant la CDAPH. Pour une évaluation à domicile, l’article sur l’évaluation MDPH à domicile décrit la démarche.

Mettre en œuvre : de la demande au recours

Étape 1 : choisir le régime

Pour obtenir des pièces administratives, la demande de communication s’appuie sur le code des relations entre le public et l’administration. Le droit d’accès aux données personnelles est un régime distinct, que la CNIL décrit de manière générale ; les sources retenues ne précisent pas son articulation avec le dossier MDPH.

Étape 2 : rédiger et dater la demande

Le courrier identifie la personne, désigne les pièces voulues, indique le mode d’accès choisi et, pour les informations médicales, si la personne veut les recevoir directement ou par le médecin qu’elle désigne. Aucune justification n’est requise. Envoyez-le de façon à pouvoir établir la date de réception, car c’est elle qui fait courir le délai d’un mois prévu par le code.

Étape 3 : suivre le délai

Notez l’échéance dès l’envoi. Passé le délai du régime invoqué, le silence vaut refus pour la communication de documents administratifs, selon la fiche de Service-Public citée plus haut ; pour les informations médicales, le texte renvoie au code de la santé publique, que cet article ne détaille pas. Pour le droit d’accès de la CNIL, le tableau donne la règle de ce régime ; le silence n’y est pas traité ici.

Étape 4 : en cas de refus, saisir la Cada

Pour un refus de communication de documents administratifs, le code prévoit : L’intéressé dispose d’un délai de deux mois à compter de la notification du refus ou de l’expiration du délai prévu à l’article R. 311-13 pour saisir la Commission d’accès aux documents administratifs. Service-Public indique : La saisine de la Cada est gratuite. Le code ajoute : La saisine pour avis de la commission est un préalable obligatoire à l’exercice d’un recours contentieux.

L’ordre est donc le suivant : demande à la MDPH, saisine de la Cada, puis seulement ensuite un éventuel recours contentieux. Ne confondez pas ce circuit avec la contestation d’une décision de droits (allocation, orientation, carte), qui suit une autre voie, détaillée dans l’article sur le recours contre un refus MDPH.

Étape 5 : exploiter les pièces obtenues

Les pièces obtenues servent à comprendre une décision, à contester ou à préparer la suite. Après un refus, elles aident à reconstruire le dossier pour une nouvelle demande. Si la situation de la personne a évolué, l’article sur l’aggravation du handicap et la révision des droits décrit comment s’y prendre avant l’échéance.

Perspectives : ce que les textes retenus ne tranchent pas

Trois points restent ouverts à ce stade, et il vaut mieux le dire que de les combler :

le délai propre à la MDPH, s’il en existe un autre que celui du cas général ;
la liste des pièces d’un dossier MDPH communicables ou non, et la place de chaque pièce dans les exceptions du code ;
l’existence d’un droit d’accès propre à un professionnel d’ESMS.

Cet article ne s’appuie pas non plus sur les règles du dossier médical détenu par un établissement de santé. Les textes consultés sont listés en fin d’article, avec leur lien d’origine.

Mini-FAQ : accès au dossier MDPH

Faut-il justifier une demande de communication de son dossier ?

Non. Service-Public indique : « Vous n’avez pas à motiver (c’est-à-dire justifier) votre demande ». Le détail figure dans la première section de l’article.

Le droit d’accès de la CNIL remplace-t-il la demande de communication ?

Non. Ce sont deux régimes distincts, chacun avec ses propres règles ; la CNIL décrit le droit d’accès de manière générale, sans viser la MDPH. Le tableau comparatif de l’article attribue chaque règle à son régime.

Un professionnel d’ESMS peut-il demander le dossier à la place de la personne ?

Cet article n’établit aucun droit d’accès propre au professionnel. La demande de communication décrite est celle de la personne elle-même ; le professionnel l’accompagne dans la démarche.