Choisir un SIRH en ESSMS engage la direction bien au-delà d’un simple changement de logiciel de paie : le projet touche au droit du personnel, à la protection des données et au dialogue social. Entre paie, dossier salarié, gestion des temps et des plannings, recrutement et formation, un système d’information ressources humaines mal choisi peut coûter cher — juridiquement comme organisationnellement. Cet article détaille les critères à examiner avant de lancer un appel d’offres, sans recommander d’éditeur ni de produit.

Ce que la loi encadre avant même de choisir un éditeur

Un SIRH n’est jamais un simple outil de gestion : c’est, par nature, un dispositif de collecte et de traitement de données personnelles sur les salariés. La CNIL — les règles pour la gestion du personnel pose un principe simple : L’employeur doit assurer la sécurité des informations et garantir que seules les personnes habilitées en prennent connaissance. Ce principe conditionne directement le paramétrage des droits d’accès dans un SIRH mutualisé entre la direction, le service RH, l’encadrement et parfois le service paie externalisé.

La CNIL va plus loin sur la traçabilité des usages : Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi). Un critère de choix technique en découle directement : le SIRH retenu doit produire des journaux d’accès consultables, et pas seulement une simple authentification par identifiant. La question de la durée de conservation se pose également dès le paramétrage initial, puisque Une fois le salarié/agent parti, certaines informations doivent être conservées par l’employeur sur un support d’archive (par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie). Un SIRH doit donc permettre d’archiver et de purger les données selon des durées différenciées par type de document, et non appliquer une règle unique.

Le code du travail encadre lui aussi l’information des personnes concernées. Avant toute collecte via le futur outil, Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. C’est ce que rappelle l’article de Légifrance sur l’information préalable du salarié en cas de collecte de données. Là où l’employeur est de droit privé et dépasse le seuil d’effectif qui rend l’instance obligatoire, le comité social et économique dispose par ailleurs de prérogatives propres — les établissements publics relevant, eux, de leurs propres instances de dialogue social : Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l’entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci. Et lorsque le futur SIRH embarque des fonctions de suivi d’activité (badgeuse connectée, module de géolocalisation des interventions à domicile, reporting individualisé des temps), une étape supplémentaire s’impose : Le comité est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l’entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés. Le détail de ces deux prérogatives figure dans l’article de Légifrance sur l’information et la consultation du CSE relatives aux traitements de gestion du personnel.

Un secteur en pleine mutation numérique — mais pas sur le périmètre du SIRH

La direction qui prépare un projet de SIRH ESSMS évolue dans un secteur où la CNSA — programme ESMS numérique pousse fortement à la numérisation. Il faut cependant bien situer le périmètre de cet effort : ce programme cible le dossier usager, pas la gestion du personnel. Le programme ESMS numérique vise à accélérer la mise en œuvre et l’utilisation effective d’un DUI et interopérable dans tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux, et son ambition chiffrée est significative : L’objectif du programme à fin 2025 est d’avoir embarqué environ 34 000 ESSMS, financés au travers d’environ 1 000 projets. Un bilan intermédiaire arrêté fin 2023 donne la mesure du déploiement déjà réalisé : 684 projets menés dans près de 17 000 ESSMS étaient financés pour un montant de plus de 275 millions d’euros. Le Ségur du numérique en santé, qui finance une partie de cet effort, a lui-même mobilisé une enveloppe importante puisque Ce dernier a attribué 630 millions d’euros au secteur social et médico-social afin d’accélérer sa transformation numérique et de parfaire la qualité des systèmes d’information déployés dans les ESSMS. Ces montants et ces échéances — dont la ANS — Ségur du numérique en santé, volet médico-social précise que Le déploiement des solutions dans les structures sociales et médico-sociales doit être finalisé avant le 15 mars 2029 — concernent le dossier usager informatisé, pas les logiciels de paie ou de gestion des temps. Une direction ne doit donc pas attendre de subvention ESMS numérique pour financer son SIRH, qui reste un projet porté sur fonds propres ou via d’autres dispositifs. Pour situer ce chantier voisin sans le confondre avec le SIRH, voir notre article sur la transformation numérique en ESMS.

D’autres systèmes d’information gravitent encore dans l’environnement de la direction sans être un SIRH : la HAS met par exemple à disposition son propre outil pour la démarche qualité, puisque Un système d’information sécurisé dénommé Synaé est mis à disposition pour la conduite des évaluations. Le multi-outils est donc la norme en ESSMS, ce qui renforce l’enjeu d’interopérabilité au moment de choisir un SIRH : ce dernier doit pouvoir échanger des données RH (effectifs, qualifications, plannings) avec les autres briques du système d’information sans ressaisie manuelle. Sur les clauses à vérifier avec les prestataires numériques, notre article dédié au RGPD et aux sous-traitants numériques en ESMS détaille les points de vigilance contractuels.

Le référentiel d’évaluation de la HAS rappelle par ailleurs une exigence de confidentialité qu’il ne faut pas confondre avec les règles CNIL applicables aux données du personnel : L’ESSMS garantit la confidentialité et la protection des informations et données relatives à la personne accompagnée. Cette exigence porte sur les données des personnes accompagnées, et leur consultation sur place obéit à des règles précises, notamment le fait qu’elle se fasse dans le respect des principes du règlement général sur la protection des données (RGPD). Un SIRH, lui, ne traite en principe pas de données sur les personnes accompagnées : son périmètre est celui du personnel, encadré par les règles CNIL détaillées plus haut. Cette distinction de périmètre doit être posée clairement dans le cahier des charges pour éviter toute confusion entre dossier usager et dossier salarié.

Impact concret par profil métier

Le directeur

Le directeur porte l’arbitrage final : budget, calendrier, articulation avec les autres systèmes d’information de l’établissement, et responsabilité vis-à-vis du CSE sur l’information préalable. Ce chantier s’inscrit souvent dans les premiers mois d’un mandat, au même titre que les autres décisions structurantes évoquées dans notre dossier sur la prise de poste d’un directeur d’ESMS, et plus largement dans le pilotage décrit dans notre article sur les missions et enjeux du directeur d’ESMS.

Le responsable ou la responsable des ressources humaines

Le référentiel HAS situe explicitement le responsable RH dans la gouvernance de l’établissement, aux côtés de la direction : La gouvernance s’entend par le(s) membre(s) de la direction, le personnel d’encadrement de l’ESSMS, et toute personne ressource (exemples : directeur, responsable qualité, cadre de santé, IDEC, chef de service, responsable des ressources humaines, etc.). C’est à ce niveau que se joue l’articulation entre le SIRH et la politique de prévention des risques professionnels, puisque le référentiel impose que l’ESSMS intègre cette démarche dans sa politique RH. Le module recrutement du SIRH prend un relief particulier dans un contexte tendu : nos articles sur le job dating territorial en ESMS et sur la captation des reconversions professionnelles décrivent des leviers que le SIRH peut outiller (viviers, relances automatisées, suivi des candidatures).

L’encadrement de proximité

IDEC, chefs de service et responsables de secteur sont les premiers utilisateurs quotidiens du module temps et plannings, en particulier pour la gestion des remplacements et des astreintes. Notre article sur la réduction du temps de gestion des plannings grâce à un outil numérique détaille les critères d’ergonomie à examiner pour cet usage terrain.

Les salariés

Les salariés sont les titulaires du droit à l’information préalable rappelé plus haut. Un SIRH déployé sans note d’information individuelle expose l’établissement à une contestation, indépendamment de la qualité technique de l’outil choisi.

Cadrage, consultation, déploiement : une mise en œuvre en quatre temps

• Cadrage des besoins. Lister les modules réellement nécessaires (paie, dossier salarié, temps et plannings, recrutement, formation) plutôt que de viser une suite complète par défaut ; le tableau de bord issu du SIRH alimente ensuite les remontées de direction, comme le montre notre trame de reporting pour directeur d’ESMS.
• Information et consultation du CSE. Avant toute décision d’introduction du dispositif, le CSE doit être informé sur le traitement de gestion du personnel — Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l’entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci. — et, si le SIRH inclut un module de suivi d’activité, informé et consulté sur ce volet spécifique avant la décision de mise en œuvre.
• Information individuelle des salariés. Chaque salarié doit être informé du dispositif avant toute collecte de données le concernant, conformément au principe posé plus haut.
• Paramétrage de la sécurité et déploiement. Habilitations différenciées selon les profils, journalisation des accès, politique d’archivage différenciée par type de document, puis formation des utilisateurs et bascule progressive module par module.

Perspectives : un SIRH plus stratégique dans un secteur sous tension RH

La pression sur les ressources humaines du secteur donne au SIRH un rôle qui dépasse la seule administration du personnel. Les effectifs progressent — En lien avec la progression du nombre de places, le nombre de personnels progresse de 5 % par rapport à 2018. — mais le recrutement reste le principal point de tension : Une majorité de structures déclarent connaître des difficultés de recrutement (7 sur 10), en particulier pour le personnel socio-éducatif (éducateurs spécialisés, aides médico-psychologiques, etc.). Ces difficultés varient selon le public accompagné, puisque Ces difficultés sont un peu plus importantes dans les structures dédiées aux enfants, qui sont 74 % à être concernées, contre 68 % dans celles pour adultes en 2022. Pour objectiver ces tensions à l’échelle d’un territoire, notre article sur les indicateurs sociaux départementaux de la DREES propose une lecture complémentaire. Dans ce contexte, un module recrutement performant et un dossier salarié fiable (habilitations, qualifications, obligations de formation) deviennent des leviers directs de pilotage RH, au même titre qu’un module collaboratif bien pensé — voir à ce sujet notre article sur les outils collaboratifs numériques en médico-social. Le SIRH ne remplace pas la politique de prévention des risques professionnels que le référentiel HAS impose d’intégrer à la politique RH, mais il peut en devenir l’un des supports de traçabilité.

Mini-FAQ : SIRH et obligations sociales en ESSMS

Sources officielles

• Légifrance — information préalable du salarié sur les dispositifs de collecte de données
• Légifrance — information et consultation du CSE sur les traitements de gestion du personnel
• CNIL — les règles pour la gestion du personnel
• CNSA — présentation du programme ESMS numérique
• ANS — Ségur du numérique en santé, volet médico-social
• HAS — référentiel et manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS
• DREES — l’accompagnement médico-social des personnes handicapées