Accessibilité en ESMS : former les équipes à l'accueil du public

La formation à l’accueil des personnes handicapées ne s’impose pas de la même manière à tous les ESMS : tout dépend d’une notion précise, la capacité d’accueil de l’établissement en tant qu’ERP. Entre obligation de formation, simple sensibilisation et pièces à verser au registre public d’accessibilité, les directeurs et les qualiticiens se heurtent à des seuils qui ne se recoupent pas. Cet article remet chaque notion à sa place et dit ce qu’une vraie formation doit contenir.

Ce que posent les textes : une obligation liée à la capacité d’accueil de l’ERP

Le point de départ n’est pas propre au médico-social. Selon le ministère chargé de l’accessibilité, les établissements recevant du public (ERP) doivent être accessibles à tous les types de handicap. Lorsqu’un ESMS est un ERP, c’est à ce titre que se pose la question de la formation de ses équipes. Pour le volet bâti et les sanctions, l’article sur les obligations légales et les sanctions en matière d’accessibilité des ERP complète ce qui suit.

Le texte du Code du travail

L’obligation de formation figure dans le Code du travail. L’article visé dispose : « Dans les établissements recevant du public dont la capacité d’accueil est supérieure à deux cents personnes, l’employeur met en œuvre une formation à l’accueil et à l’accompagnement des personnes handicapées à destination des professionnels en contact avec les usagers et les clients. »

Le ministère écrit : « L’ordonnance du 26 septembre 2014 rend obligatoire la formation à l’accueil des personnes handicapées pour les ERP accueillant plus de 200 personnes ». Il ajoute : « Les autres ne sont tenus qu’à de la sensibilisation. » L’obligation de formation est donc conditionnée par un seuil. Elle ne vaut donc pas pour tout ESMS par principe.

Capacité d’accueil, catégorie, places autorisées : ne pas les confondre

Le seuil porte sur la capacité d’accueil de l’ERP. Service-public.fr la définit ainsi : « La capacité d’accueil correspond au nombre de personnes autorisées par le service départemental d’incendie et de secours (SDIS) à être présentes en même temps dans l’établissement ». Le même site précise : « Pour les 4 premières catégories, les salariés sont comptés avec le public admis dans l’ERP. »

Selon cette définition, le seuil se mesure en personnes autorisées par le SDIS à être présentes en même temps, et non en places autorisées au titre de l’autorisation médico-sociale. C’est donc cet effectif qu’il faut retrouver pour chaque bâtiment concerné.

La capacité d’accueil et la catégorie de l’ERP sont deux critères distincts, et l’on ne peut pas affirmer qu’ils coïncident. Le ministère tranche pour l’obligation de formation dans son référentiel, après avoir rappelé la rédaction de la loi : « C’est donc ce seuil qui prime sur la notion de catégorie. » Ce point compte pour la suite, car le registre public d’accessibilité, lui, raisonne en partie par catégorie.

Formation ou sensibilisation : la ligne tracée par le ministère

Pour aider les employeurs à situer leur action, la Délégation ministérielle à l’accessibilité (DMA) publie un référentiel des attendus relatifs à cette formation. Selon le ministère, « Il clarifie la différence entre sensibilisation et formation et précise les attendus de forme et d’objectifs de cette formation. » Ce référentiel est un outil du ministère. Ce qu’il dit lui-même de la portée de ses attendus, en revanche, est net.

La définition : pour le référentiel, l’enjeu d’une formation est l’acquisition de compétences pour les personnes formées, alors que celui d’une sensibilisation est d’aboutir à un changement de mentalités.
Le plancher : « Ces attendus constituent le plancher minimum obligatoire d’une formation. »
La conséquence : les prestations qui ne respectent pas l’ensemble des attendus « resteront au niveau de la sensibilisation », et, selon le même document, elles « ne permettront pas de satisfaire à l’obligation légale de formation prévue par l’ordonnance précitée ainsi que le code du travail ».

Pour un établissement soumis à l’obligation, le référentiel range donc au rang de sensibilisation, quel que soit son intitulé, tout module qui ne respecte pas l’ensemble de ses attendus. Pour un établissement qui n’est tenu qu’à la sensibilisation, la même exigence de contenu n’est pas posée, mais rien n’interdit de s’en inspirer.

Le registre public d’accessibilité : ce qui y figure

Le Code de la construction et de l’habitation prévoit que les ERP existants sont rendus accessibles « selon des conditions particulières à leur type et leur catégorie » et qu’un registre public d’accessibilité y est tenu. Le ministère rappelle que, « Contrairement au registre de sécurité, le registre d’accessibilité est public et s’adresse aux usagers, clients ou patients de l’ERP. » Côté consultation, l’arrêté prévoit : « Le registre public d’accessibilité est consultable par le public sur place au principal point d’accueil accessible de l’établissement, éventuellement sous forme dématérialisée. A titre alternatif, il est mis en ligne sur un site internet. »

Il faut distinguer deux niveaux d’exigence.

Public visé par l’arrêté	Ce qui concerne l’accueil et la formation
Pour tous les établissements recevant du public, y compris les établissements de 5e catégorie	Entre autres pièces : Le document d’aide à l’accueil des personnes handicapées à destination du personnel en contact avec le public élaboré par le ministre en charge de la construction
les établissements recevant du public de 1re à 4e catégorie, en plus du premier niveau	Une attestation annuelle de l’employeur sur les actions de formation (texte cité ci-dessous)

Le premier niveau comprend aussi une attente à l’égard des équipes : « Le personnel d’accueil doit être en capacité d’informer l’usager des modalités d’accessibilité aux différentes prestations de l’établissement. » Pour le second niveau, l’arrêté dispose : « En plus des éléments mentionnés au précédent I, le registre public d’accessibilité contient une attestation signée et mise à jour annuellement par l’employeur décrivant les actions de formation des personnels chargés de l’accueil des personnes handicapées et leurs justificatifs. » Et pour les équipes qui interviennent sur plusieurs sites : « Lorsque le personnel chargé de l’accueil des personnes handicapées est affecté à plusieurs établissements, cette attestation peut être réalisée pour l’ensemble des établissements concernés. »

Deux critères différents sont donc en jeu. L’obligation de formation dépend de la capacité d’accueil, comme on l’a vu. L’attestation du registre dépend, elle, de la catégorie de l’ERP. Rien dans ces textes n’indique que les deux coïncident : un ERP peut relever de l’un sans relever de l’autre, et c’est à l’établissement de vérifier les deux séparément. Dans le registre, la plaquette abrégée du ministère a aussi sa place : selon lui, « La plaquette doit être insérée dans le registre public d’accessibilité de chaque ERP et sa lecture constitue la base minimum de toute sensibilisation. »

Impact concret par profil métier

Les répartitions qui suivent sont des propositions d’organisation, non des obligations.

Directeur. La première question est la capacité d’accueil de l’ERP, au sens de l’effectif autorisé par le SDIS. Elle conditionne l’obligation de formation. La seconde est la catégorie de l’ERP, qui conditionne l’attestation annuelle du registre. Dans une structure gérée par une association ou un groupe, il vaut mieux fixer par écrit qui signe l’attestation, puisque le texte parle de l’employeur.

Chef de service. Il peut repérer les professionnels qui sont en contact avec les usagers et les clients, la population que vise le texte du Code du travail, puis planifier leur formation. La checklist terrain de l’accessibilité des ERP en EHPAD aide à faire l’inventaire des points d’accueil.

Qualiticien. Il peut tenir les pièces de preuve : programme, supports, liste des participants, justificatifs, attestation. Pour structurer le contrôle interne, il peut s’appuyer sur la méthode d’élaboration d’une check-list d’accessibilité ERP.

Personnel d’accueil. C’est lui que vise directement l’arrêté : il doit pouvoir informer l’usager des modalités d’accessibilité. Cela suppose que l’équipe connaisse les dispositifs réellement disponibles dans l’établissement, plutôt qu’une liste générale.

L’accueil d’un nouveau collègue en situation de handicap relève d’un autre sujet, abordé dans l’article consacré à l’intégration d’un salarié en situation de handicap. Quant aux ESMS qui proposent de l’accueil de jour, ils peuvent consulter l’article sur l’accueil de jour en ESMS pour situer leurs publics, sans que cela dispense de vérifier la capacité d’accueil de l’ERP.

Mise en œuvre : contenu attendu et points de contrôle

Ce que doit couvrir une vraie formation

Le référentiel du ministère détaille des objectifs pédagogiques. Parmi eux : « Acquérir les principaux gestes, postures et techniques d’accompagnement appropriés vis-à-vis des spécificités de chaque famille de handicap », et « Savoir adapter sa communication verbale et non verbale (gestes/postures/attitudes) en fonction d’une situation particulière ». Le ministère met aussi à disposition un document transversal sur les différentes familles de handicap, ainsi qu’un guide complet et sa version abrégée, intitulés "Bien accueillir les personnes handicapées".

Une formation à l’accueil vise donc ces gestes, postures et techniques par famille de handicap, et pas seulement la réglementation. Pour les personnes sourdes, la lecture de l’article sur l’interprète LSF en établissement et de celui consacré à l’auxiliaire de communication pour sourds peut nourrir les mises en situation.

Les étapes, dans l’ordre

Relever la capacité d’accueil de l’ERP et sa catégorie, et noter les deux séparément.
Conclure, à partir de la capacité d’accueil, entre obligation de formation et sensibilisation.
Comparer le programme de l’organisme ou le module interne aux attendus du référentiel avant de l’acheter ou de le diffuser.
Conserver programme, présences et justificatifs, car l’attestation décrit les actions de formation et leurs justificatifs.
Vérifier que le registre est consultable au principal point d’accueil accessible, et qu’il contient les pièces prévues pour la catégorie de l’ERP.
Ajouter la plaquette abrégée du ministère au registre.

Perspectives : contrôles des ERP et évaluation de la qualité

Côté contrôles, selon le ministère, « La circulaire interministérielle du 25 juin 2025 demande aux préfets d’engager un plan d’actions visant à accélérer la mise en accessibilité des ERP ». La circulaire y associe notamment un volet de contrôle, « en mettant en place un plan d’actions portant contrôles et sanctions des ERP non accessibles ». Le texte cité vise la mise en accessibilité des ERP de façon générale. Pour suivre ces sujets à l’échelle locale, voir aussi l’article sur la CCDSA et l’accessibilité des ERP.

Le lien avec l’évaluation de la qualité des ESSMS

Le référentiel d’évaluation de la HAS contient des critères sur la formation des professionnels, mais les critères cités ci-dessous ne posent pas d’obligation de formation à l’accueil et ne visent pas explicitement l’accessibilité des locaux ni l’accueil du public. On y lit par exemple : « Les professionnels sont régulièrement sensibilisés et/ou formés à la connaissance des droits de la personne accompagnée. » Un autre critère attend que « L’ESSMS met au service des accompagnements une équipe de professionnels formés et qualifiés. » Un troisième porte sur l’expression : « Les professionnels facilitent l’expression de la personne accompagnée grâce à l’utilisation de moyens et outils adaptés. »

Mini-FAQ : former à l’accueil en ESMS

Tous les ESMS doivent-ils former leurs équipes à l’accueil des personnes handicapées ?

Non, pas automatiquement. L’obligation de formation du Code du travail dépend de la capacité d’accueil de l’établissement en tant qu’ERP, telle qu’elle est décrite plus haut. En dessous du seuil, il s’agit de sensibilisation. Selon Service-Public, elle se mesure en personnes autorisées par le SDIS à être présentes en même temps, et non en places autorisées de l’ESMS.

Le registre public d’accessibilité doit-il toujours contenir une attestation de formation ?

Non. L’attestation annuelle de l’employeur est prévue pour les ERP des premières catégories, et non pour tous. En revanche, le document d’aide à l’accueil figure dans le registre de tous les ERP. Le critère de catégorie n’est pas celui de l’obligation de formation, qui repose sur la capacité d’accueil.

Une sensibilisation suffit-elle pour remplir l’obligation de formation ?

Non, si l’obligation s’applique à l’établissement. Selon le référentiel du ministère, une prestation qui ne respecte pas l’ensemble des attendus reste une sensibilisation et ne permet pas de satisfaire à l’obligation légale de formation.

SOS HANDICAP

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